Behandling av personuppgifter
Den information du lämnar in, inklusive personuppgifter, behandlar vi för att uppfylla våra lagstadgade krav eller myndighetsutövning. Det är viktigt för oss att du känner dig trygg i vår behandling av dina personuppgifter.
Mariehamns stad följer EU:s direktiv för hantering av personuppgifter som kallas GDPR (The General Data Protection Regulation), samt finländsk och åländsk lagstiftning.
Med personuppgifter avses all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person som är i livet. Nedan beskrivs övergripande hur staden hanterar personuppgifter och register samt vilka rättigheter du har.
Rättslig grund för behandling
Mariehamns stad behandlar personuppgifter enligt gällande lagstiftning inom våra olika verksamhetsområden eller när det behövs för att utföra den uppgift eller tjänst som avses. Med begreppet "behandling" menas alla olika åtgärder som involverar personuppgifter, det vill säga insamling, hantering, lagring, delning, tillgång, användning, överföring och radering.
Personuppgifter sparas i olika register beroende på ändamålet för behandling. För att få veta mer om ändamålet med registret, registrets innehåll, laglig grund för behandling och eventuella registerbiträden, har vi sammanställt registerbeskrivningar för respektive register.
De personuppgifter som samlas in behandlas och sparas under olika lång tid beroende ändamålet och stadens skyldigheter enligt lag. Personuppgifter sparas inte under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka de behandlas. När målet är uppnått ska arkivering, gallring eller avidentifiering av personuppgifterna alltid övervägas.
Personuppgiftsansvar och dataskydd
Stadens politiska organ är - var och en för sin egen verksamhet - ansvariga för att personuppgifterna behandlas enligt gällande lagstiftning. Själva hanteringen av personuppgifterna görs av tjänstemän på de avdelningar som lyder under de politiska organen. Mariehamns stad vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att all information som vi behandlar skyddas från obehörig åtkomst, förändring och förstörelse.
Observera att allmänheten enligt offentlighetsprincipen får ta del av allmänna handlingar hos myndigheterna. Detta medför att vissa uppgifter om dig som finns hos Mariehamns stad kan bli tillgängliga för andra. Känsliga uppgifter undantas och får då inte lämnas ut till allmänheten.
Rätt till information och registerutdrag
Du har rätt att begära information om de personuppgifter som behandlas om dig hos Mariehamns stad. Det gör du via stadens e-formulär Ansökan om rätt till insyn.
Formuläret kräver att du har en finsk personbeteckning och bekräftar din identitet med finska bankkoder, certifikatkort eller mobilcertifikat. Du kan välja att få registerutdraget på två sätt:
- Du hämtar registerutdraget från Mariehamns stadshus, där måste du identifiera dig med giltig ID-handling.
- Du får registerutdraget per post, av säkerhetsskäl sänds det till den adress du har enligt befolkningsregistret.
Ange vilket politiskt organ som ansvarar för de uppgifter du vill ha tillgång till. Ange gärna det/de register du vill ha utdrag från.
Information om stadens register och system samt ansvarigt politiskt organ (nämnder, styrelsen) finns i våra registerbeskrivningar. För att ansökningarna ska kunna behandlas på bästa sätt fyller man i ett e-formulär per nämnd/styrelse man riktar ansökan till.
Har du inte ett finskt personnummer eller saknar bankkoder, vänligen kontakta stadens dataskyddsombud via e-post dataskydd@mariehamn.ax för att få en blankett. Detta gäller även för vårdnadshavare som önskar registerutdrag för sitt icke myndiga barn.
Rätt till rättelse och radering
Om du anser att dina personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga i stadens register kan du kontakta oss och begära att de ska rättas eller kompletteras.
Registerbeskrivningar - information om stadens register, system och registeransvariga.
Du har i vissa fall möjlighet att få dina personuppgifter raderade, som när du inte längre vill prenumerera på våra nyhetsbrev. I andra fall, exempelvis då vi som kommun behöver dina personuppgifter för att kunna fullgöra våra skyldigheter, kan inte uppgifterna raderas.
Rätt att lämna klagomål
Om du anser att Mariehamns stad behandlat dina personuppgifter oriktigt är du välkommen att kontakta stadens dataskyddsombud.
Du kan även kontakta Datainspektionen, det är den myndighet som kontrollerar hur personuppgifter behandlas på Åland.
Datainspektionens webbplats och information om EU:s dataskyddsförordning (GDPR).
Sök och läs åländsk lagstiftning på Ålands landskapsregerings webbplats.
Om du använder sociala medier
Om du använder sociala medier, till exempel Facebook, för att komma i kontakt med Mariehamns stad överförs informationen och personuppgifter till tredje part (företaget eller organisationen som driver den sociala plattformen). För din egen skull rekommenderar vi att du aldrig publicerar eller skickar känslig information via sociala medier.