Arkivfunktion och arkivstadga för allmänna förvaltningen

Godkänd av stadsfullmäktige den 29.09.1987.

1 § Allmänt

Utöver vad som stadgas i lagar, förordningar, riksarkivets allmänna anvisningar och stadens instruktioner, tillämpas bestämmelserna i denna stadga.

2 § Arkivfunktion

Arkivfunktionen omfattar:    
• att arkivera handlingar,    
• att ordna arkiven,    
• att förvara handlingar,    
• att sköta informationsservice,    
• att vid behov tillhandahålla sakregister samt    
• att gallra ut handlingar.

3 § Organisation

Stadsstyrelsen leder och övervakar stadens arkivfunktion.

Stadskansliet ansvarar för stadens arkivfunktion och för skötseln av centralarkivet. Stadens centralarkiv finns i stadshuset. I centralarkivet förvaras sådana handlingar som arkivbildare överlåter till centralarkivet och som skall förvaras varaktigt.

Arkivbildare är stadsfullmäktige och -styrelsen, nämnder, direktioner och motsvarande organ samt deras underlydande verk och inrättningar.Arkivbildare kan även vara enskild myndighet, som har ett i lag stadgat uppgiftsfält. Arkivbildares arkiv kan uppdelas i delarkiv.

4 § Kompetens och uppgifter

Stadsstyrelsen avgör ärenden som gäller det allmänna ordnandet av stadens arkivfunktion. Stadskansliet leder och övervakar respektive arkivbildares arkivfunktion och utfärdar bestämmelser och anvisningar härför.

Arkivbildare åligger att

• sköta sitt arkiv,
• utse ansvarig arkivarie för sitt arkiv och arkivarier för delarkiven,
• meddela stadskansliet om de arkivarier och registratorer som utsetts samt
• ända sin arkivstadga och arkiveringsplan till stadskansliet.

Ansvarig arkivarie skall

• sköta de uppgifter som ankommer på arkivbildaren och
• följa stadskansliets anvisningar för arkivvården.

Arkivarie för delarkiv skall

• sköta delarkivet och
• följa stadskansliets och den ansvariga arkivariens anvisningar.

Alla stadens anställda skall handskas omsorgsfullt med handlingar och hålla dem sakenligt ordnade. Efter behandlingen överlämnas handlingarna för att arkiveras.

5 § Utlåning av handlingar

Handlingarna skall finnas tillgängliga för förvaltningen och allmänheten med beaktande av stadgandena om handlingars offentlighet. För varje arkiv skall göras en arkivförteckning. Kopia av förteckningen sänds till stadskansliet.

Vid information om arkiven och utlåning av handlingar bör stadskansliets anvisningar följas. Då datafiler bildas skall arkivfunktionens krav beaktas. Utredning om de basmaterial som databasen grundar sig på skall lämnas till stadskansliet.

6 § Arkivstadga

Varje arkivbildare skall ha en arkivstadga. I denna ges närmare anvisningar om skötseln av arkivfunktionen. Arkivstadga utarbetas i samarbete med stadskansliet och godkänns av vederbörande nämnd.

Arkivstadga skall innehålla

• bestämmelser om ansvarig arkivarie och arkivarier för delarkiv,
• uppgifter om registrator, anvisningar för registrering, diarieplan samt förteckning över handlingar som inte registreras
• arkiveringsplan inklusive arkivschema med uppgifter om bl.a. handlingars uppbevaringstider,
• anvisningar om uppgörande, förvaring, gallring och överföring av handlingar till centralarkivet,
• övriga erforderliga bestämmelser för arkivfunktionen.

7 § Förvaringstider och gallring

Av riksarkivet och stadsstyrelsen angivna minimiuppbevaringstider för handlingar skall iakttas. Förvaringstiderna antecknas i arkiveringsplanen invid respektive typ av handling. Arkivbildare skall gallra handlingar genast efter förvaringstidens utgång.

Gallrade handlingar skall brännas, finfördelas eller överlämnas till pappersåtervinning. Över gallrade handlingar skall föras förteckning, som även sänds till stadskansliet.

8 § Uppgörande av handlingar, förvaringsformer och arkivrum

Riksarkivets och stadskansliets anvisningar om handlingars samt skriv- och förvaringsmateriels arkivduglighet skall följas. Samtliga arkivrum skall fylla riksarkivets krav. Arkivutrymmen planeras i samråd med stadskansliet och arkivmyndigheterna.

9 § Arrangemang i händelse av undantagsförhållanden

Stadskansliet ger anvisningar om skydd och användning av handlingar under undantagsförhållanden.

10 § Anvisningar för tillämpningen

Stadsstyrelsen ger vid behov närmare anvisningar om tillämpningen av denna verksamhetsstadga.