Bokningsregler

Principer för bokning av kultur- och fritidssektorns anläggningar och utrymmen i Mariehamns stad

Antagna av fritidsnämnden den 9.12.2019, § 73

1. Bokningsregler för utrymmen inom idrott och ungdom

1.1 Allmänna regler
Lokalerna och anläggningarna hyrs ut till föreningar, organisationer, privatpersoner och företag. Lokalerna kan hyras för träning, tävling eller andra arrangemang. För att hyra utrymmen skall det finnas en bokningsansvarig, personen skall vara myndig och uppge sina kontaktuppgifter.
För att få tillträde till lokalerna kan passerkod, passerkort eller nyckel behövas. Dessa ges till för bokningen ansvarig person. När passerkod, passerkort eller nyckel kvitteras ut godkänner man samtidigt stadens principer för uthyrning. Alla som vistas i våra anläggningar är skyldiga att ta del av och följa nedanstående bokningsregler.

1.2 Regler för bokning av fritidsanläggningar
1.2.1 Säsongsbokningar, stående tider i utrymmen
Ansökan med önskemål om säsongstider för kommande höst- och vårsäsong görs via e-formulär på stadens hemsida, www.mariehamn.ax. Sista ansökningsdatum är den 15 maj varefter fördelningen av säsongstider påbörjas. Bokningsönskemål som inkommer efter ovannämnda datum behandlas därefter löpande, tider tilldelas utgående från de lediga tider som finns kvar efter att den första fördelningsomgången ägt rum.
Fotbollsplaner bokas senast 15 augusti för höst- och vintersäsong, senast 15 mars för vår- och sommarsäsong.

1.2.2 Prioriteringsregler för säsongsbokningar
1. Förening i staden som bedriver barn- och ungdomsverksamhet.
2. Förening i staden som bedriver vuxen- och motionsverksamhet.
3. Övriga.
Staden eftersträvar en rättvis fördelning mellan flick- och pojkidrott. Föreningarna har också ett ansvar gällande fördelning av erhållna träningstider mellan könen.
Verksamhet för pensionärer och personer med funktionsvariation skall ha samma förutsättningar att boka som andra.

1.2.3 Prioriteringsregler för matcher, tävlingar och arrangemang
1. Match/tävling på elitnivå och publikantal.
2. Barn- och ungdomsverksamhet.
3. Föreningar i staden.
4. Övriga.
Träningsmatcher eller motsvarande skall i huvudsak genomföras inom ramen för tilldelade säsongstider eller stående bokningar.

1.2.4 Bokningar av ishallen, Islandia
Utöver det som framkommer av bokningsreglerna ovan gäller skilt för Islandia:
1. Issäsongen i Islandia varar under tiden 15 augusti till 15 april.
2. Under tiden 16 april till 14 augusti kan hallen bokas för istid under förutsättning att minst 70 sammanhängande timmar bokas. För att belägga Islandia med is under denna period debiteras en engångsavgift vilken årligen fastställs av kultur- och fritidsnämnden.

1.3 Betalning
Bokningar kan betalas på flera olika sätt, t.ex. via faktura, e-betalning, med friskvårdskuponger och friskvårdssubventionering på de anläggningar där avtal om detta ingåtts, kontant vid de anläggningar som har kassa. I undantagsfall kan bokningar debiteras i förskott. Vid fakturering tillämpas gällande kundfaktureringsrutiner i Mariehamns stad.
Kund med obetalda hyror kan lämnas obeaktad vid fördelning av tider och/eller den stående tiden kan sägas upp utan uppsägningstid.

1.4 Regler för avbokning och uppsägning av tid
Kund som inte nyttjar sin säsongs-, tävlings- eller matchtid skall avboka senast 14 dagar innan bokad tid. Enstaka bokade träningstillfällen, som inte är säsongsbokningar, avbokas senast två dygn innan bokad tid. Vid oförutsedda händelser som akut sjukdom eller dylikt skall avbokningen ske senast kl. 12.00 samma dag. Avbokning av turneringar och arrangemang måste ske senast 30 dagar innan bokad tid. Avbokningarna skall göras till kultur- och fritidssektorn.
Kund som inte nyttjar sin bokade tid och inte gjort avbokning enligt ovanstående regler debiteras enligt den hyrestaxa som kultur- och fritidsnämnden fastställer varje år.
Både kultur- och fritidssektorn och kunder bör vara medvetna om att större enskilda evenemang kan erhålla redan bokade tider om så skulle vara nödvändigt. Kultur- och fritidssektorn förbehåller sig rätten att i undantagsfall senast två månader i förväg annullera bokad match-, träningsläger- eller tävlingstid på grund av ett större enskilt arrangemang om frågan inte kan lösas i samförstånd med kunden. Beträffande tilldelade säsongstider kan enstaka tillfällen av säsongstider avbokas av kultur- och fritidssektorn senast två veckor före med anledning av bokning för tävling/match eller annat tillfälligt arrangemang.
På grund av oförutsedda händelser såsom reparations- och underhållsarbeten, bemanningssvårigheter eller dylikt kan kultur- och fritidssektorn annullera tider med kort varsel.
Vid eventuella oklarheter gällande bokningar gäller i första hand bokningsbekräftelsen.
Vid oklara eller svåra fall kan bokning föras till kultur- och fritidsnämnden för avgörande.

1.5 Ansvar
När man som förening, organisation, företag eller privatperson tilldelats utrymme för verksamhet eller evenemang skall man tänka på följande:
• Som hyresgäst är ni ansvariga för de personer som släpps in i lokalerna.
• Hyresgästen är ansvarig för brandsäkerheten. Uppmärksamma utrymningsvägar och övriga säkerhetsarrangemang.
• Privata fordon får inte hindra utryckningsfordon.
• Att nödvändiga myndighetstillstånd finns, ex. vid försäljning.
• Att totalt rökförbud gäller.
• Att lokalen lämnas i det skick man fick den.

1.6 Trivselregler
Alla som vistas i anläggningarna är skyldiga att ta del av och följa de allmänna reglerna som gäller:
• Tillträde till lokalens omklädningsrum tidigast 30 minuter före och efter hyrd tid. Vid tävling och match 60 minuter. Anläggning och utrustning får användas då ansvarig ledare är närvarande. Ledaren kommer först och går sist.
• Inom den bokade tiden skall utrymmet iordningställas och redskap eller andra anordningar tas ner, bäras ut o.s.v.
• Bokningen kan inte överlåtas. Andrahandsuthyrning är inte tillåten.
• I alla inomhuslokaler är det endast tillåtet att använda rena inomhusskor som inte lämnar märken efter sig.
• Alla som vistas i lokalerna/anläggningarna är skyldiga att följa personalens anvisningar.
• Meddela till kultur- och fritidssektorn om obehöriga vistas i lokalen eller om lokalen inte är städad när ni kommer. Fel, brister och skadegörelse i lokalen skall meddelas omedelbart.
• I samtliga lokaler och anläggningar och deras omedelbara närhet är det förbjudet att röka samt handha och förtära alkoholhaltiga drycker om inte särskilt alkoholtillstånd finns.
• Lokaler och anläggningar hyrs inte ut till kunder som tidigare brutit mot dessa bestämmelser.
• Ledaren ser till att det högsta antalet personer som samtidigt får vistas i lokalen inte överskrids.
• Kunden ansvarar för passerkod/passerkort/nycklar på ett betryggande sätt.
• Det är inte tillåtet att ställa upp dörrar med skor eller mattor etc.
• Det är förbjudet att ha djur med sig i lokalerna. Förbudet gäller inte assistanshund.
• Nödutgångar får inte blockeras och absolut inte ställas upp.
• Vid eventuella skador är kunden ersättningsskyldig.

Sidan uppdaterades