Kontorsmaterial och förnödenheter 2016

Vill ni vara med och lämna anbud avseende kontorsmaterial och förnödenheter inklusive bläckpatroner och tonerkassetter, utskrifts- och kopieringspapper samt härtill hörande tjänster. Sista anbudsdag är 31.08.2016.

Mariehamns stads finanskansli genomför upphandlingen som är en förvaltningsövergripande upphandling för Mariehamns stad.

Avropande enheter mot upphandlat kontrakt kommer vara: Stadsledning med staber, socialsektorn och dess enheter, infrastruktursektorn och dess enheter, bildningssektorn och dess enheter samt kultur- och fritidssektorn och dess enheter samt Fastighetsbolaget Marstad.

Organisationen är decentraliserad och varje sektor och bolag med dess underenheter får självständigt beställa sitt behov av produkter och tjänster som omfattas i detta kontrakt.

Mer information om stadens administrativa organisation kan hittas under sidorna för stadens administrativa organisation.

Tilldelningsbeslut

Frågor och svar

Målbild

Vårt mål är att erhålla god service och hög kvalitet på erbjudna produkter och tjänster som förväntas vara förmånliga och sådana att de underlättar för stadens enheter i den dagliga verksamheten.

Upphandlingen avser beställarnas årliga inköp beträffande avseende kontorsmaterial och förnödenheter inklusive bläckpatroner och tonerkasetter, utskrifts- och kopieringspapper enligt ett särskilt bassortiment.

För att minska vår påverkan på miljön och skapa en miljövänlig arbetsplats kommer vi att prioritera miljövänliga produkter. Vårt mål är att 100 % av artiklarna i bassortimentet ska vara miljövänliga vid utgången år 2017.

Mariehamns stads finanskansli fattar beslut i samråd med brukarna vilket bassortiment som skall finnas att tillgå. Behovet ska till allra största delen tillgodoses via detta bassortiment. Målsättningen är att bassortimentet ska utgöra minst 95 % av den totala kostnaden för inköp inom. Av denna anledning är det av stor vikt att den leverantör som vi sluter kontrakt med, arbetar mot samma mål, d.v.s. att bassortimentet ska nyttjas i största möjliga omfattning.

Vidare förväntas att beställarna ska kunna beställa via en webbutik och från vilken dator som helst med internetuppkoppling.
Skåpservice är ett annat exemple på tjännst som kan bli aktuell om en sådan begäran senare under kontraktsperioden skulle inkomma från organisationen.

Anbudsgivarens anbud emotses och bör således överensstämma med denna målbild.

Allmän orientering

Upphandlingsförfarande

Upphandlingen genomförs i form av öppet förfarande enligt regelverket för upphandling under EU:s tröskelvärde i enlighet med Mariehamns stads upphandlingsanvisningar.

Öppet förfarande medger normalt inte förhandling, därför är det av stor vikt att alla krav och villkor enligt detta förfrågningsunderlag uppfylls och att bästa villkor lämnas i anbudet.

Kostnader för anbudsgivande ersätts inte.

Anbudstidens utgång

Sista anbudsdag 31.08.2016.

Omfattning

Uppdraget omfattar beställarens successiva behov av kontorsmaterial och förnödenheter, bläckpatroner och tonerkasetter samt utskrifts- och kopieringspapper. Fritt levererat till av beställaren anvisad plats.

Den totala potentiella årsvolymen för samtliga enheter är uppskattas till cirka 45 000 euro per år. Uppgiften bygger på situationen vid upphandlingens datering och kan ändras under kontraktstiden.

Mariehamns stad kan inte garantera några volymer per artikel under kontraktsperioden. Leverantören är medveten om och accepterar att beställarnas behov och därmed volymen kommer att variera under kontraktstiden och åtar sig att ha en flexibel organisation som kan anpassas efter beställarnas behov.

Det är Mariehamns stads erfarenhet från tidigare kontrakt att leverantören genom en aktiv kontakt med enheterna (beställarna) i samverkan med den kontraktsansvariga hos Mariehamns stad kan påverka kontraktets årsvolym positivt.

Upphandlingens beräknade värde

Värdet av upphandlingen är beräknat till 180 000 euro för hela kontraktsperioden inklusive optionsår.

Kontraktstid

Kontraktstiden är 3 år med option för Mariehamns stad att förlänga kontraktet med ett (1) år.

Kontraktsform

Ramavtal (avropskontrakt) där samtliga centrala förutsättningar och villkor är fastslagna för kontraktsperioden.

Antal leverantörer som upphandlas

Beträffande antal leverantörer kommer upphandlingskontrakt att tecknas med en (1) leverantör till Mariehamns stad.

Upphandlande myndighet 

Mariehamn stad, finanskansli
Stadshuset, Torggatan 17
AX-22100 Mariehamn
Tel. 5310 (växel)

Kontaktperson under anbudstiden

Kontaktperson under anbudstiden är Roger Johansson, upphandlingsledare Mariehamns stad, e-post: roger.johansson@mariehamn.ax

Anbudsgivning

Tillhandahållande av förfrågningsunderlag

Mariehamns stad tillhandahåller förfrågningsunderlaget i digital form på stadens webbplats för aktuella upphandlingar, på denna sida.

Förfrågningsunderlaget omfattar samtliga handlingar inklusive eventuella frågor och svar som per sista anbudsdag ligger i upphandlingsannonsen. Anbudsgivare ska före anbudets inlämnade själv försäkra sig om att fullständigt förfrågningsunderlag har erhållits genom att regelbundet kontrollera annonsen på dessa sida.

Förteckning över förfrågningsunderlag

Förfrågningsunderlaget omfattar:

•    Anbudsinbjudan (samma som texten på denna webbsida)
•    Bilaga 1 Upphandlingsföreskrifter
•    Bilaga 2 Svarsbilaga – kvalifikation
•    Bilaga 3 Svarsbilaga kravspecifikation kontorsmateriel
•    Bilaga 4 Svarsbilaga kravspecifikation webbutik
•    Bilaga 5 Svarsbilaga kravspecifikation skåpservice
•    Bilaga 6 Svarsbilaga kravspecifikation utskrifts-och kopieringspapper
•    Bilaga 7 Svarsbilaga kravspecifikation tonerkassetter och bläckpatroner
•    Bilaga 8 Svarsbilaga pris-bilaga bassortiment MHS
•    Bilaga 9 Avtalsförslag
•    Bilaga 10 Utvärderingsprotokoll
•    Bilaga 11 Allmänna kontraktsvillkor för offentlig upphandling av varor JYSE 2014
VAROR
•    Bilaga 12 Allmänna kontraktsvillkor för offentlig upphandling av varor JYSE 2014
TJÄNSTER
•    Eventuella kompletteringar till förfrågningsunderlaget – ”Frågor och svar”

Anbudsgivare ska före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag.

Tillåtna sätt att lämna anbud

Anbud skall inom utsatt anbudstid skickas elektroniskt till följande e-post adress:
roger.johansson@mariehamn.ax

I e-postmeddelandets ämnes rad skall följande anges ”Upphandling av kontorsmaterial och förnödenheter 2016”.

Anbud tas inte emot på annat sätt. Endast material och handlingar som specifikt begärts in beaktas och skall vara bifogade till anbudet. Övrigt bifogat material beaktas inte.

Frågor och svar under anbudstiden

Eventuella frågor beträffande denna upphandling ska ställast elektroniskt via e-post till upphandlingens handläggare och kontaktperson under anbudstiden. Kontaktperson är för denna upphandling är upphandlingsledare, Roger Johansson, Mariehamns stad, e-post: roger.johansson@mariehamn.ax

Frågor kan ställas fortlöpande under anbudstiden men skall ställas senast 18.08.2016. Svar på frågor kan komma att fortlöpande lämnas under anbudstiden med dock senast 23.08.2016.

Frågor och svar samt eventuell ytterligare information om upphandlingen kommer att distribueras elektroniskt genom att publiceras via denna upphandlings webbsida.

Mariehamns stad uppmanar anbudsgivandeleverantörer att redan under anbudstiden vara uppmärksamma och aktiva. En anbudsgivare som redan under anbudstiden upptäcker brister i ett förfrågningsunderlag bör, för att inte riskera att gå miste om att tilldelas kontrakt i en värdefull upphandling, göra den upphandlande enheten uppmärksam på bristerna i fråga.

Om påpekandet bygger på ett missförstånd kan detta rättas till genom ett förtydligande av den upphandlande enheten. Vår rekommendation är alltid att vara aktiv under anbudstiden och i mesta möjliga mån resa frågor om förfrågningsunderlaget i god tid.

Tilldelningsbeslut

Tilldelningsbeslut dvs. beslut om vilken leverantör Mariehamns stad avser teckna kontrakt med, antas kunna fattas i inledningen av september 2016 med avtalsstart ca. 15 dagar därefter.


Vi emotser Ert anbud med intresse.

Sidan uppdaterades