Upphandling av julfest

Mariehamns stad begär in anbud gällande julfest 2017.

Föremål för upphandlingen
Anbudsbegäran gäller arrangerande av julfest år 2017 för Mariehamns stads anställda och förtroendevalda.

Föremål för upphandlingen

  • Arrangerande av julfest för stadens anställda och förtroendevalda, varav ca 550 personer deltar (2013: 500, 2014: 505, 2015: 593, 2016: 608 personer). Antalet kan både understiga och överstiga ovan angivet deltagarantal. Det slutliga antalet deltagare kan garanteras ca 1 vecka före julfesten.
  • Datum för julfest antingen en fredag eller en lördag kväll under tiden 1.12-16.12.2017
  • Festlokal belägen i Mariehamn.
  • Välkomstdryck, trerätters middag med måltidsdrycker.
  • Underhållning och dans.
  • Ekologiska råvaror så långt det är möjligt.

Krav
Arrangören skall tillhandahålla följande

  • Festlokal som är godkänd för ändamålet, belägen i Mariehamn och reserverad för Mariehamns stads personal åtminstone kl. 18.00-01.00.
  • Festlokalen anpassad för julfestevenemanget med garderob, möblemang, sittplatser för samtliga, juldekorationer och ljus samt ljus- och ljudanläggningar. Oberoende av sittplats skall alla deltagare kunna ta del av underhållningen.
  • Lokalen skall vara anpassad för rullstolsburna.
  • Underhållning under kvällen, dvs. ledd allsång och t.ex. stand up komik, sång- och musikuppträdanden el dyl.
  • Trerätters festmiddag, motsvarande en klassisk á la carte middag, gjord på högklassiga och så långt det är möjligt även ekologiska råvaror. Huvudingrediensen i varmrätten skall vara oxfilé eller fläskinrefilé. Som alternativ dietkost, så som glutenfritt, laktosfritt, lchf och vegetariskt. Middagen serveras till borden. I anbudet meddelas tre menyalternativ.
  • Välkomstdryck mousserande vin och måltidsdrycker; till förrätten mellanöl/mineralvatten, till varmrätten ett glas vin med påfyllning (16+8 cl), kaffe efter desserten och till kaffet konjak/likör. Även alkoholfria alternativ. Vinets karaktär och övriga drycker anpassat till middagens höga kvalitet. Vinet skall vara ekologiskt eller rättvisemärkt. I anbudet meddelas föreslagna drycker. Drycker faktureras enligt åtgång.
  • Bar öppen under hela tillställningen kl. 18.00-02.00.
  • Dans till orkester, Högtryck eller Soundway eller annan orkester med likadan repertoar. I anbudet meddelas föreslagen orkester.
  • Tid och utrustning för stadens egna program, så som tal och avtackande av pensionärer.

Anbudets innehåll
Anbudet skall innehålla följande uppgifter:

En beskrivning av upplägget, i enlighet med ovannämnda krav, för julfesten 2017 innefattande

  • Datum
  • Tema
  • Lokal med skiss eller ritning
  • Ljud- och ljussättning
  • Underhållning samt beroende på lokal en beskrivning hur samtliga deltagare skall kunna ta del av underhållningen
  • Tre menyförslag gällande välkomstdryck och trerätters middag med måltidsdrycker. I förslagen skall uppges andelen ekologiska råvaror
  • Orkester och dans efter middagen
  • Öppettiden
  • Servering och dekorationer

Eventuella samarbetspartners vid uppdraget.

Prislista. Prisuppgifter skall anges i euro exkl. moms.

Annonsering
Annonsering sker på Mariehamns stads hemsida på adressen

http://www.mariehamn.ax/organisation-arbete/upphandling/aktuella

Upphandlande enhet
Mariehamns stad, personalkansliet

Upphandlingsförfarande
Öppet förfarande.

Efter anbudstidens utgång öppnas samtliga anbud. Endast de anbud som uppfyller alla kraven beaktas i den slutliga bedömningen.

Som utvärderingsgrund tillämpas lägsta pris.

Krav på anbudsgivaren
Den som skall genomföra arbetet skall ha

  • Kompetens, personal och kapacitet att arrangera julfesten.
  • Lämna två referenser avseende liknande uppdrag.
  • Arrangören skall även ha betalat lagstadgade socialskyddsavgifter och skatter eller upprättat betalningsplan för eventuella skatteskulder.

Anbudsgivaren skall på begäran kunna styrka att kraven på anbudsgivaren är uppfyllda.

Kontaktperson och frågor
Sari Hautamäki, e-post sari.hautamaki@mariehamn.ax

Begäran om förtydligande eller komplettering av anbudsunderlaget skall ställas skriftligt. Begäran skall vara staden tillhanda senast 2.10.2017.

Datum för när svar på frågor publiceras
Staden lämnar vid behov skriftligt förtydligande eller komplettering senast 06.10.2017 till alla som meddelat kontaktpersonen att de önskar ta del av sådant. Eventuella förtydliganden eller kompletteringar publiceras samtidigt på stadens hemsida.

Avtal
Ett bindande avtal mellan Mariehamns stad och vinnande leverantör sluts genom att avtal undertecknas av båda parten. Upphandlingsavtal kan undertecknas först efter 14 dagar då tidsfristen att lämna in yrkande på upphandlingsrättelse enligt upphandlingslagen eller rättelseyrkande enligt kommunallagen löpt ut.

Avtalsvillkor
Avtalet kommer att i prioritetsordning bygga på denna anbudsförfrågan och JYSE 2015 Tjänster samt det vinnande anbudet.

Adress till vilken anbud skall skickas
Anbudet, skrivet på svenska, skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud i 30 dagar.

Anbudet skickas till:
Mariehamns stad, personalkansliet, Sari Hautamäki
Pb 5
AX-22101 Mariehamn

Sista datum för inlämnande av anbud
Skriftliga anbud inlämnas i slutna kuvert, märkta "julfest", senast
10.10.2017, kl. 15.00.

Sidan uppdaterades