Upphandling av elleveransavtal för Mariehamns stad

Mariehamns stad inbjuder härmed att lämna anbud på elleveranser till Mariehamns stad.

Upphandlande enhet
Mariehamns stad, Finanskansliet
Registernummer: 0205071-4

Beskrivning av upphandlingen
Upphandlingen avser elleveransavtal till anläggningar upptagna i bilagd anläggningsförteckning (Bilaga 1 Energikonsumtion och förbrukningsplatser_UG08122017). Samtliga abonnemang befinner sig på Åland. Anläggningar kan komma att tillkomma och avgå under avtalsperioden. Den totala årliga volymen uppskattas till 10,4 GWh per år.

Upphandlingens omfattning
Beställare är Mariehamns stads samtliga sektorer och stabsenheter inklusive deras underenheter. Anbudsförfrågan avser elleveransavtal till anläggningar upptagna i Bilaga 1 Energikonsumtion och förbrukningsplatser_UG08122017. Samtliga abonnemang befinner sig på Åland. Anläggningar kan komma att tillkomma och avgå under avtalsperioden. Den totala årliga volymen uppskattas till 10,4 GWh per år.

Upphandlingen beräknade värde beräknas uppgå till 1 534 000 euro exklusive moms.

Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs med ett öppet förfarande i enlighet med bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling. Upphandlingsformen medger inte förhandling. Anbud kommer således att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet.

Upphandlingen publiceras förutom i HILMA (www.hankintailmoitukset.fi), annonsnummer  2017-025840 och i TED (Tenders Electronic Daily), submission Id 20171213-005273  även på stadens hemsida (www.mariehamn.ax/organisation-arbete/upphandling/aktuella/).

Sista anbudsdag
Anbud ska vara Mariehamns stad, Finanskansliet tillhanda senast 24.01.2018 kl. 14.00.

Tillåtna sätt att lämna anbud
Inlämnade av anbud med elektroniska medel i samband med upphandlingsförfarandet förhindras till följd av att nödvändig mjukvara inte är tillgänglig för upphandlande enheter vid tillfället för genomförandet av upphandlingen. Anbudet skall lämnas i ett pappersexemplar i en försluten försändelse som skall vara utan företagsbeteckning. Anbud via fax eller mejl (e-post) accepteras inte. Försändelsen ska vara tydligt märkt att innehållet är anbud. Försändelsen ska vara märkt med ”ANBUD UPPHANDLING AV ELLEVERANS 18-22”.

Anbudet ska innehålla korrekt ifyllt anbudsformulär (Bilaga Anbudsformulär_UG08122017) samt alla i däri efterfrågade dokument. Hänvisningar till bilagor ska vara tydliga med angivande av namn på bilaga som hänvisning sker till samt sida i bilagan. Anbudsformulärets utformning får inte förändras. Anbudsgivaren ansvarar själv för att samtliga specifikt efterfrågade intyg, redogörelser och dokument bifogas anbudet.

Anbudet skall inlämnas per post i slutet kuvert och sändas till följande adress:

Mariehamns stad
Finanskansliet
Upphandlingsledare Roger Johansson
PB 5
AX-22101 Mariehamn, Åland.

Tillhandahållande av förfrågningsunderlag
Anbudsgivare ska på eget initiativ hämta hem materialet. Samtliga upphandlingsdokument kommer att finnas tillgängliga för tändladdning/utskrift i databasen TED, submission Id 20171213-005273, på adressen http://ted.europa.eu/och i HILMA (www.hankintailmoitukset.fi) annonsnummer  2017-025840,  samt stadens hemsida (www.mariehamn.ax/organisation-arbete/upphandling/aktuella/.

Förfrågningsunderlaget omfattar:

  • Krav och anbudsföreskrifter (detta dokument) _UG08122017
  • Bilaga 1 Energikonsumtion och förbrukningsplatser _UG08122017
  • Bilaga 2 Anbudsformulär _UG08122017
  • Bilaga 3 espd-request (XML-fil)
  • Bilaga 4 Avtalsförslag och kommersiella villkor _UG08122017
  • Eventuella kompletteringar till förfrågningsunderlaget – ”Frågor och svar”

Anbudsgivare ska före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt ovan erhållits. Samtliga dokument/filer kommer finnas publicerade på Mariehamns stads hemsida (www.mariehamn.ax/organisation-arbete/upphandling/aktuella/).

Frågor och svar under anbudstiden
Om anbudsgivaren har några frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ställs sådana frågor skriftligen till roger.johansson@mariehamn.ax. Frågor om varför ett visst krav ställts eller hur förfrågningsunderlaget utformats besvaras inte.

Frågor som inkommer senare än 10 dagar före sista anbudsdag riskerar att inte besvaras. Svar på inkomna frågor kommer att besvaras löpande. Svar kommer inte att lämnas senare än 6 dagar före sista anbudsdag.

Svar på inkomna frågor och eventuell annan information kommer under anbudstiden delges anbudsgivare via annonsens webbsida http://www.mariehamn.ax/organisation-arbete/upphandling/aktuella/. Frågeställaren förblir anonym. När frågan besvarats meddelas även frågeställaren via den e-postadress som anbudsgivaren uppgett som kontakt under upphandlingen. 

Publicerade svar och eventuella förtydliganden blir en del av förfrågningsunderlaget och gäller således som ett underlag för anbudsgivning. Anbudsgivaren ansvarar själv för att hålla sig uppdaterad.

Frågor och svar

Fråga:
Vi har problem att öppna Bilaga 3  (espd-request XML-fil) för upphandlingen. Det borde gå att öppna i webbläsaren, men det blir endast massa kod på sidan när vi följer länken.

Svar:
Anbudsgivare skapar en egen ESPD genom att hämta ESPD-filen (”espd-request”), spara ner den, och sedan ladda upp den i webbtjänsten för att fylla i relevant information.

Mer information om hur ESPD används finns även på stadens hemsida: http://www.mariehamn.ax/organisation-arbete/upphandling

Det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet (ESPD)

Direktlänk till EU-kommissionen webbtjänst: https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=sv

EU-kommissionen tillhandahåller en kostnadsfri webbtjänst för upphandlare, anbudsgivare och andra parter som är intresserade av att fylla i upphandlingsdokumentet på elektronisk väg. Webbformuläret kan fyllas i, skrivas ut och sedan skickas till upphandlaren tillsammans med övriga anbudshandlingar. Om förfarandet sköts elektroniskt kan upphandlingsdokumentet exporteras, sparas och lämnas in elektroniskt. Ett enhetligt upphandlingsdokument som skickats in i ett tidigare offentligt upphandlingsförfarande kan återanvändas så länge uppgifterna är korrekta. Anbudsgivare kan uteslutas från förfarandet eller åtalas om uppgifter i upphandlingsdokumentet är allvarligt missvisande, undanhålls eller inte kan kompletteras med styrkande handlingar.

Fråga:
Skall leveransen även omfatta GoO´s eller är det enbart certifierad produktion som efterfrågas?

Svar:
Ja. Anbud ska avse el producerad med hjälp av förnyelsebara energikällor (Guarantees of origin) enligt EUs förnybardirektiv 2009/28/EG.

Fråga:
Då avtalsförslaget har tre månaders uppsägningstid är det enbart kvartalsleveranser som efterfrågas?

Svar:
Nej. Prissäkring skall kunna ske från avtalsstart och avse årsvisa eller kvartalsvisa fastprisperioder under hela avtalsperioden. Ingånget prissäkringsavtal upphör samtidigt vid uppsägningstidens utgång och övergår till ett s.k. anvisningsavtal (tillsvidarepris) hos den aktör som äger elnätet till villkor enligt Allmänna villkor för distribution och försäljning av el på Åland (EFV 2017).

Fråga:
Har staden ett konto dit GoO´s certifikaten skall levereras eller har staden ett ombud? Ligger kontot hos Finextra eller någon annanstans?

Svar:
Nej. Förutsättningen är att elleverantören har tillgång till och administrerar konto för att registrera och annullera ursprungsgarantier.

Anbudsgivande leverantör ska ha rutiner för att på ett tillförlitligt sätt kunna säkerställa och redovisa elens ursprung. Anbudsgivande leverantör ska i sitt anbud intyga att kravet uppfylls. Avtal om el från en specifik produktionskälla ska verifieras genom information på fakturan om levererad energimix av förnybar el. Förbrukad el ska vara spårbar med hjälp av ursprungsgarantier upprättade med utgångspunkt i den gemensamma europeiska standarden European Energy Certificate System, EECS.

Fråga:
Tar staden i så fall själv hand om inköpskostnaden av GoO-handeln?

Svar:
Samtliga kostnader, arvoden och avgifter skall ingå i påslaget som är hänförbara till leveransens fullgörande.

Fråga:
Ska offerten vara giltig i sex månader?

Svar:
Ja.  Anbud ska vara bindande 6 månader efter sista anbudsdag.
Uppgiften framgår av upphandlingdokumenten, se upphandlingsdokument Krav och anbudsföreskrifter, punkten 2.10.

Fråga:
Ska priset som även innehåller GoO, vars priser ändras varje dag på marknaden, vara fast i sex månader?

Svar:
Nej. Anbudsgivaren ska offerera ett fast påslag som ska gälla under hela avtalsperioden.

Fråga:
Ska hela energin säkras eller bara delvis för respektive period?

Svar:
Ja. Prissäkring avser hela stadens behov/förbrukning för respektive period.

Framgår av upphandlingsdokumenten, se upphandlingsdokument Krav och anbudsföreskrifter, punkten 4.4. Prissäkring, samt bilaga 4 avtalsförslag och kommersiella villkor ug08122017, punkten 6 Prissäkring.

Fråga:
Hur ska priset bildas?

Svar:
Prispåslag + underliggande marknadspris.

Framgår av upphandlingsdokumenten, se upphandlingsdokument Krav och anbudsföreskrifter UG08122017 punkter 1.7 Inköpsmodell (fastprisavtal) samt 5.1 Prispåslag.

Fråga:
Är det beaktat att prissäkringarna kan bestå av olika produkter beroende av årstid och att vissa tider kan det finnas olika produkter samtidigt?

Svar:
Ja. Leverantören ska i god tid innan fastprisavtal löper ut, ta kontakt med Mariehamns stad och påminna om detta och samtidigt erbjuda olika fastprisavtalsalternativ som kan tecknas för nästa fastprisavtalsperiod.

Framgår av upphandlingsdokumenten, se upphandlingsdokument Krav och anbudsföreskrifter, punkten 4.4. Prissäkring, samt bilaga 4 avtalsförslag och kommersiella villkor ug08122017, punkten 6 Prissäkring.

Fråga:
Ska prissäkringarna vara i hela MW eller kan man göra anpassade derivatkontrakt?

Svar:
Prissäkring ska avse hela Mariehamns stads behov vid prissäkringstillfället. Valet av prissäkringsvolym och derivatkontrakt regleras mellan leverantören och elhandelsmarkanden.

Fråga:
Kan ni ge räkneexempel?

Svar:
Upphandlande enhet kan inte ge ett räkneexempel.

Fråga:
Är det tänkt att påslaget ska vara lika stort oberoende av tidsperiod som ska säkras och oberoende av derivatkontrakt som ligger i botten? Ska påslaget vara lika även om man väljer att inte prissäkra och hur bildas priset då?

Svar:
Ja. Endast ett påslag kan offereras.

Fråga:
Ges tillgång till alla förbrukningspunkters mätvärden inför offertgivningen?

Svar:
Samtliga förbrukningsplaser framgår av upphandlingdokument bilaga 1 Energikonsumtion och förbrukningsplatser.

Fråga:
Vad är syftet med volymflexibiliteten. Alla mätare är idag fjärravlästa på timnivå, varför behövs en utjämning vid årets slut. Kan ni ge exempel?

Svar:
Förändringar av elförbrukningen från senast lämnade konsumtionsprognos på årsbasis, såväl uppåt som nedåt, avräknas mot medelpriset för året på elbörsens spotpris, prisområde SE3, i EUR i förhållande till fastpriskontraktets pris. Detta innebär att Mariehamns stad kan tvingas ersätta leverantören såväl som att leverantören kan tvingas ersätta Mariehamns stad beroende på om spotpriset är högre eller lägre än prissäkringspriset samt om den faktiska konsumtionen är högre eller lägre än prognostiserat.

Om Mariehamns stad inför en eventuell ny prislåsning avser att förändra sin prognostiserade förbrukning utöver avtalad volym med mer än +/- 5 procent av förbrukningen ska det finnas möjlighet att korrigera den prislåsta andelen, innan förbrukningen skett i syfte att undvika eventuella korrigeringar i efterand. Korrigeringar (+/-) av prognostiserad förbrukning ska endast vara möjlig i de fallen där den nya prissäkrade andelen inte överstiger 100% av total volym.

Framgår av upphandlingsdokument, se Bilaga 4 Avtalsförslag och kommersiella villkor_UG08122017, punkten 11 Volymflexibilitet.

Fråga:
Vilken typ av statistik och rapporter önskar ni?

Svar:
Behovet av statistik uppgifter ska kunna preciseras under avtalsperioden.

Grundläggande statistik är prisutveckling, total elanvändning (förbrukning) per förbrukningsplats i kWh samt de specifika utsläppen av koldioxid (gram/kilowattimme).

Se även vidare uppandlingsdokument bilaga 2 anbudsformulär punkten 11. Statistik.

Fråga:
Vi noterar att uppsägningstiden är 3 månader. Om man gjort en prissäkring på ett år, vem bär den ekonomiska risken för derivatkontrakten som tecknats och som överstiger uppsägningstiden på 3 månader? Vem bär den ekonomiska risken för GoO i motsvarande situation?

Svar:
Leverantören.






 

 

Sidan uppdaterades