Bokningsregler

Principer för bokning av fritidsförvaltningens anläggningar och utrymmen

Antagna av fritidsnämnden den 11.12.2001, 123 §

1. Säsongsbokningar – stående tider i idrottsanläggningarna

A.Utrymmen inomhus för höst- och vårsäsongens fritidsverksamhet bokas i början av augusti. Fritidsförvaltningen meddelar årligen exakt datum för inlämnade av säsongsbokningar.

Fotbollsplaner bokas enligt följande:

Sandplaner: Höstsäsongens tider bokas senast 1 september och vinter-/vårsäsongens tider bokas senast 1 december.

Gräsplaner: Bokas senast 15 februari.

B.  Vid fördelning av tider beaktas

1. Stadsförening

  • Barn- och ungdomsverksamhet/ serietillhörighet
  • Vuxen- och motionsverksamhet 

 2. Övriga organisationer eller privatpersoner i staden

 3. Övriga

  • Barn och skolungdomar bör i första hand tilldelas de tidigare kvällstiderna och vuxna grupper de senare tiderna.
  • Vid fördelning av tider eftersträvas rättvisa mellan män och kvinnor och olika idrotter.
  • Fördelningen av tider utgår från idrottens/föreningens aktivitet.
  • Fritidsförvaltningen bör eftersträva kompromisser och lösningar för att så många föreningar och organisationer i staden som möjligt tilldelas tid för sin fritidsverksamhet.
  • Vid fördelning av stående tider i Islandia beaktas att det också finns tillräckligt med tider för friåkning.
  • Inom ramen av den bokade tiden skall utrymmet iordningställas och redskap eller andra anordningar tas ner, bäras ut o.s.v.

Kund med obetalda hyror kan lämnas obeaktad vid fördelning av tider och/eller den stående tiden kan sägas upp utan uppsägningstid.

C. Uppsägning eller tillfällig avbokning av stående tid skall ske två veckor före. Vid oförutsedd händelse som akut sjukdom el. dyl. skall avbokning ske senast kl. 12.00 samma dag. Avgift erläggs under uppsägningstiden. Upphör verksamheten före uppsägningstidens utgång eller bokad tid lämnas outnyttjad lämnas hyresbefrielse för regelbunden ungdomsverksamhet obeaktad.

D. Fritidsförvaltningen kan annullera bokad tid p.g.a. tävling/match, annat tillfälligt arrangemang två veckor före. P.g.a. oförutsedda händelser som reparations- och underhållsarbeten, bemanningssvårigheter o.dyl kan bokad tid annulleras med kort varsel.

2. Övriga bokningar

Allmänt

A. Fritidsförvaltningen eftersträvar att ta emot bokningar och möjliggöra genomförande av olika idrotts- och andra evenemang vilka anläggningarna är lämpade för och är praktiskt genomförbara.

B. Vid flera bokningar samtidigt i samma anläggning gäller att den som först bokat tilldelas tid.

C. Vid ev. oklarheter angående bokningar och avbokningar gäller i första hand det som skriftligen finns att tillgå.

D. Arrangemang som återkommer årligen, vid samma tidpunkt, har option på anläggningen/anläggningarna.

(Arrangemang betraktas som årligen återkommande efter att det genomförts vid samma tidpunkt två år i följd)

E. Arrangemang med option och andra bokningar som gjorts mer än ett år i förväg skall slutligen skriftligt bekräftas/annulleras senast 10 månader innan den bokade tiden infaller annars betraktas tiden som disponibel för andra att boka.

F. Vid oklara/svåra fall kan bokning föras till fritidsnämnden för avgörande.

Bokning som överskrider 7 dygn under den tid då anläggningen är säsongsbokad avgörs av fritidsnämnden.

G. Vid oförutsedd händelse (force majure) kan både kunden och fritidsförvaltningen annullera den bokade tiden utan eller med kort varsel.

H. Bokning från kund med obetalda hyror behöver ej tas ej emot. 

Matcher och tävlingar som ingår i den löpande föreningsverksamheten 

Här avses träningsmatcher, seriematcher och annan till den löpande verksamheten tillhörande tävlingar. OBS! EJ TURNERINGAR.

I. Anläggning bokas två månader före eller omgående då säsongens match- eller tävlingsprogram finns tillgängligt. Stadsföreningarnas matcher och tävlingar skall ha förtur i fritidsförvaltningens anläggningar framom andra föreningar/organisationers löpande tävlingsverksamhet.

J. Avbokning skall ske senast två veckor före match/tävling annars erläggs avgift för bokad tid.

K. Fritidsförvaltningen och kunden bör eftersträva att större enskilda arrangemang kan erhålla redan bokad tid om så skulle vara nödvändigt.

L. Fritidsförvaltningen förbehåller sig rätten att i undantagsfall senast 2 månader i förväg annullera bokad tid p.g.a. ett annat större enskilt arrangemang utifall att frågan inte kan lösas i samförstånd med kunden. 

Enskilda arrangemang och övriga bokningar

Här avses träningsläger, turneringar, olika idrottsevenemang, kulturella evenemang, andra publika evenemang m.m. 

M. Bokning bör göras i god tid för att ges möjlighet till förtur framom säsongsboknigar och bokningar för löpande match- och tävlingsverksamhet.

  • Större arrangemang av allmänt intresse eller arrangemang som varar under längre tid bokas skriftligen minst 6 månader i förväg.
  • Annat enskilt arrangemang bokat minst två månader i förväg för att ges möjlighet till förtur framom säsongsbokning.

M. Avbokning skall ske senast 1 månader före arrangemanget annars erlägger kunden 25% av avgiften för bokad tid.

3. Bokningar av ishallen, Islandia

Utöver det som framkommer av bokningsreglerna ovan gäller skilt för Islandia: 

A. Issäsongen i Islandia varar under tiden september till april. Under denna tid mottas främst bokningar för isverksamhet. Andra arrangemang kan bokas under förutsättning att längden av arrangemanget uppgår till högst 2-3 dagar under vilken tid det är möjligt att belägga isen med skyddsmatta. Skyddsmatta debiteras med en engångsavgift vilken årligen fastställs av fritidsnämnden.

B. Issäsongen kan inledas den vecka första augusti infaller om minst 60 timmar istid bokas totalt inom augusti månad och förutsatt att Islandia inte redan är bokad för annat arrangemang.

C. Under den isfria tiden 01.05-31.07 kan hallen bokas för isverksamhet under förutsättning att minst 35 timmar sammanhängande istid bokas. För att belägga Islandia med is under denna period debiteras en engångsavgift vilken årligen fastställs av fritidsnämnden.

 

Sidan uppdaterades